Serge Candidater
Service 13 · Transformer

Audit outils et fournisseurs

Combien payez-vous d'abonnements IA ? Sans doute plus que vous ne pensez, et parfois deux fois pour le même usage.

Prix
8 crédits
Délai
2 semaines
Qui intervient
Un expert achats IA, qui connaît les grilles tarifaires et les marges de négociation
Format
Sur pièces : relevés de cartes, factures, accès en lecture aux outils
Candidater pour y accéder Voir l'exemple

Audit outils IA · Bureau d'études Arnal

  • 23 abonnements IA recensés, pour 41 800 € par an
  • Transcription de réunions : trois outils pour le même usage
  • Assistant de rédaction : 46 licences payées, 26 utilisées le mois dernier
  • Trois options IA facturées dans vos logiciels, jamais ouvertes
  • Remise obtenue sur l'assistant de rédaction, contre un engagement annuel
  • Résiliations à valider avant les renouvellements de janvier
Aperçu illustratif

Le problème

Un abonnement IA se prend sur une carte bancaire en cinq minutes, sans passer par les achats. Un commercial prend un outil de transcription, le marketing en prend un autre, la direction un troisième. Chaque montant paraît petit. Mis bout à bout, ils forment un budget que personne n'a voté et que personne ne suit.

C'est pour vous si

  • Vous voyez passer des prélèvements d'éditeurs dont vous n'avez jamais entendu parler.
  • Plusieurs équipes utilisent des outils différents pour la même tâche.
  • Des licences ont été achetées pour tout le monde, et vous ne savez pas qui s'en sert.
  • Un renouvellement annuel approche et personne n'a comparé les prix.

Ce que vous obtenez

Le livrable, concrètement.

01

L'inventaire complet

Chaque outil IA payé : qui l'a pris, combien il coûte, combien de personnes s'en servent vraiment. Y compris les options IA ajoutées à vos logiciels existants.

02

Les doublons et les licences qui dorment

Les outils qui font la même chose, les comptes sans connexion depuis des mois, les options activées que personne n'ouvre.

03

Les économies négociées

L'expert discute avec les éditeurs, ou vous prépare les arguments : regroupement des licences, engagement annuel, suppression des options inutiles.

04

Le plan de rationalisation

Quels outils garder, lesquels arrêter, et à quelle date, calée sur les échéances de renouvellement.

Comment ça se passe

De la demande au résultat.

  1. Vous transmettez les pièces

    Douze mois de relevés de cartes et de factures fournisseurs. Serge en extrait chaque ligne liée à l'IA, y compris les options noyées dans un abonnement plus large.

  2. L'expert vérifie l'usage

    Comptes actifs, licences dormantes, outils en double. Il repère aussi les renouvellements qui approchent.

  3. Il négocie

    Avec les éditeurs, ou à vos côtés si vous préférez garder la main. Il connaît les remises habituelles et le bon moment pour les demander.

  4. Vous validez les coupes

    Rien n'est résilié sans votre accord. Chaque équipe garde un outil par usage, celui dont elle se sert.

Pendant la mission

Vous gardez la main, du brief au livrable.

Avant de commander, vous voyez si un expert habilité est disponible ; tant qu'aucun expert n'est attribué, vous pouvez annuler sans frais. En commandant, vous indiquez aussi vos disponibilités pour l'appel de lancement : l'expert vous propose un créneau, avec l'invitation pour votre agenda. Livrable sous 2 semaines après l'attribution de l'expert, avec un rappel à l'expert 24 heures avant l'échéance et une alerte à l'équipe Serge en cas de retard.

  • Un brief que vous relisez. Serge le rédige à partir de votre demande, de vos documents, de vos missions passées et des rubriques du Jumeau que vous partagez (par défaut, les non sensibles). Vous le corrigez avant que l'expert le lise ; sans relecture, il part tel quel 24 heures après sa rédaction.
  • Vous choisissez ce que lit l'expert. En plus de votre demande et de vos documents : le brief seul, les rubriques du Jumeau que vous cochez, ou tout le Jumeau sauf les noms de votre comité de direction. Vous pouvez changer ce choix, ou retirer un document, jusqu'à la validation.
  • Un expert sans lien avec vous. Il a signé la charte de la Tour de contrôle. Avant d'ouvrir le dossier, il déclare n'avoir aucun lien d'intérêts avec votre entreprise ; s'il en a un, il se retire.
  • Chaque accès noté. Chaque ouverture de la mission et chaque document consulté ou téléchargé par l'expert est noté sur la page de la mission. À la validation, son accès se ferme et il atteste avoir supprimé ses copies.
  • Un livrable relu par Serge. L'expert suit une trame tirée des livrables attendus et peut faire relire son livrable par Serge avant l'envoi : attendus couverts, points à revoir. Serge relit aussi chaque livrable transmis, et l'équipe Serge voit cette relecture.
  • Vous validez et notez. Ou vous demandez une reprise, que l'expert a 3 jours pour faire. Une note de 3 sur 5 ou moins alerte l'équipe Serge. Si le livrable ne correspond pas au brief, les CGV prévoient sa reprise ou la restitution des crédits engagés.

Il arrive qu'une mission soit confiée à un candidat en dernière étape de sélection : c'est sa mission d'essai, suivie de près par l'équipe Serge. La page de la mission vous l'indique, et vous pouvez demander un expert habilité tant qu'elle n'a pas démarré.

Qui voit quoi : sécurité et confidentialité →

Exemple illustratif

Bureau d'études Arnal · 180 salariés · Occitanie

Depuis deux ans, chaque service choisit ses outils IA. La directrice financière voit passer des prélèvements qu'elle ne sait pas rattacher à un projet. Le président veut un état des lieux avant les renouvellements de janvier.

Serge épluche douze mois de relevés et de factures. L'expert confirme 23 abonnements liés à l'IA, pour 41 800 € par an. La direction en connaissait sept.

Trois outils de transcription coexistent, un par service. L'assistant de rédaction est payé pour 46 personnes, 26 s'en sont servies le mois précédent. Six logiciels facturent une option IA, dont trois que personne n'a jamais ouvertes.

L'expert négocie avec l'éditeur de l'assistant de rédaction : 28 licences, un engagement annuel et une remise à la clé. Chaque service garde un seul outil par usage. Le budget passe à 24 200 € par an, sans rien retirer à ceux qui s'en servaient.

Avant l'audit

  • 23 abonnements, 41 800 € par an
  • 3 outils de transcription
  • 46 licences de l'assistant de rédaction
  • 6 options IA activées dans vos logiciels
  • Des achats par carte, sans suivi

Après l'audit

  • 12 abonnements, 24 200 € par an
  • 1 outil de transcription pour tous
  • 28 licences, avec remise sur engagement annuel
  • 3 options conservées, celles qui servent
  • Un inventaire tenu à jour par Serge

17 600 €

économisés par an, de 41 800 à 24 200 €

−42 %

sur le budget IA, sans retirer d'outil à une équipe qui s'en sert

12

abonnements au lieu de 23

Entreprise et chiffres fictifs, construits pour illustrer un déroulé réaliste.

Ce que Serge retient

Serge tient l'inventaire à jour : chaque nouvel abonnement qu'il repère dans les factures transmises y entre avec sa date de renouvellement. Deux mois avant l'échéance, il vous demande si l'outil sert encore, avec les chiffres d'usage sous les yeux.

Votre progression

Gain
Des euros économisés chaque année, ajoutés à votre bilan à côté des heures de vol
Qualification
Acheteur averti

Questions fréquentes

Faut-il donner accès à nos comptes bancaires ?

Non. Des relevés exportés et les factures suffisent. Pour mesurer l'usage réel, l'expert a besoin d'un accès en lecture aux consoles d'administration des outils, que vous retirez à la fin.

Et si une équipe tient à son outil ?

Elle le garde si elle s'en sert et qu'aucun équivalent n'est déjà payé ailleurs. L'audit ne retire rien à ceux qui travaillent avec, il arrête ce qui dort.

L'expert est-il lié à des éditeurs ?

Il est rémunéré par Serge, à la mission. Avant d'ouvrir le dossier, il déclare qu'aucune situation ne fait douter de son indépendance ; s'il découvre ensuite un lien avec un éditeur en cause, il se retire et l'audit est confié à un autre expert.

Souvent combiné avec

21

Second avis

Vous déposez un devis, une offre d'intégrateur ou un projet interne. Sous 72 heures après votre demande, un expert indépendant vous dit s'il faut signer, négocier ou refuser.

3 crédits · 72 heures
19

Audit shadow AI

En deux semaines, un expert cybersécurité recense les outils IA réellement utilisés dans l'entreprise, mesure ce qui en sort et vous remet un plan d'action. Sans chasse aux sorcières.

8 crédits · 2 semaines
11

Cartographie des cas d'usage

En trois semaines, un consultant stratégie IA recense 20 à 40 cas d'usage dans vos équipes, les classe par gain, coût et difficulté, et chiffre le business case des cinq premiers.

10 crédits · 3 semaines

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